Per­sónu­vernd

Þegar sótt er um auglýst starf skráir umsækjandi sig inn í ráðningarkerfi Garðabæjar. Þar þarf að skrá inn persónuupplýsingar auk þess sem slíkar upplýsingar koma að auki jafnan fram í ferilskrá, kynningarbréfi og öðrum gögnum sem umsækjandi tengir við umsóknina. Þessar persónuupplýsingar eru vistaðar í ráðningakerfinu en hægt er að skrá eða uppfæra grunnupplýsingar, skipta um mynd, bæta inn viðhengjum og eyða þeim sem eru orðin úrelt. Garðabær safnar eingöngu nauðsynlegum upplýsingum við ráðningar.

Persónuupplýsingar sem umsækjendur þurfa að gefa upp alla jafna í ráðningarkerfinu eru:

• Almennar upplýsingar, þ.e. nafn, kennitala, netfang, símanúmer, heimilisfang og fjölskylduhagir.
• Upplýsingar úr ferilsskrá, t.d. upplýsingar um menntun, starfsreynslu, tungumálakunnáttu, tölvukunnáttu auk annarrar reynslu, hæfni og þekkingar.
• Kynningarbréf þar sem umsækjandi gerir grein fyrir menntun, fyrri störfum og reynslu ásamt rökstuðningi fyrir hæfni í starfið.
• Upplýsingar um umsagnaraðila sem umsækjandi veitir mannauðs- og kjaradeild/yfirmanni stofnunar leyfi til að hafa samband við.

Í starfsviðtali er umsækjandi spurður staðlaðra spurninga sem eiga við um það starf sem sótt er um, í þeim tilgangi að meta hæfni umsækjenda. Í starfsviðtali verða til persónuupplýsingar á borð við fyrri reynslu í starfi eða verkefni, frammistöðu í fyrra starfi eða námi, launavæntingar o.fl. Í sumum tilvikum geta umsækjendur þurft að taka persónuleika-, hæfni eða þekkingarpróf eða leysa raunhæf verkefni.

Starfsviðtöl, umsagnir umsagnaraðila, verkefni og próf eru skráð og vistuð í skjalakerfi Garðabæjar. Aðgangur að skjalakerfinu er aðgangsstýrður.

Við ráðningu í starf þarf Garðabær að afla frekari persónuupplýsinga um viðkomandi. Þetta eru upplýsingar á borð við bankaupplýsingar, nánasta aðstandanda, stéttarfélag, lífeyrissjóð, sakarvottorð (fyrir ákveðin störf), o.fl.

Allt starfsfólk sem vinnur með persónuupplýsingar er bundið þagnarskyldu. Persónuupplýsingarnar eru varðveittar innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES) með öruggum tækni- og skipulagslegum lausnum, svo sem aðgangsstýringum. Farið er eftir stöðlum um gagnaöryggi og dulkóðun í flutningi og hvíld (e. transit and rest). Einnig er farið eftir meginreglum um innbyggða og sjálfgefna persónuvernd sem tryggir að aðeins er unnið með nauðsynleg gögn.
Engin ákvörðun er tekin sjálfvirkt. Allar umsóknir eru metnar af starfsfólki.

• Nafn, kennitala (ef við á).
• Kyn og valin persónufornöfn.
• Heimilisfang, póstnúmer og sveitarfélag.
• Símanúmer og netföng foreldra/forráðafólks.
• Skráðir tengiliðir, systkini eða aðrir ættingjar.
• Upplýsingar um námsferil úr fyrri skóla og bekk (ef við á).

• Tungumál og þörf fyrir túlkaþjónustu.
• Ofnæmi.
• Óþol.
• Lyfjagjöf á skólatíma.
• Stuðningsþarfir, sérúrræði eða fylgi samþættingu þjónustu í þágu farsældar.
• Barnaverndarupplýsingar um tímabundna skráningu í fóstur.
• Umsókn um alþjóðlega vernd eða flóttafólk.

• Foreldrar/forráðafólk skrá persónuupplýsingar í umsóknina.
• Grunnupplýsingar eru sóttar úr Þjóðskrá Íslands, mínar síður á island.is og Miðstöð menntunar og skólaþjónustu (MMS).

Umsóknin fer í gegnum umsóknarvef sem rekinn er af Miðstöð menntunar og skólaþjónustu (MMS). Garðabær er ábyrgðaraðili og MMS starfar sem vinnsluaðili samkvæmt gildandi vinnslusamningi.

Unnið verður með persónuupplýsingarnar og þær varðveittar ótímabundið samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Að 30 árum liðnum eru skjöl almennt afhent Þjóðskjalasafni Íslands til varanlegrar varðveislu.

• Upplýsingarnar eru sendar til þess grunnskóla þar sem barnið á að hefja nám.
• Ef sótt er um skóla utan skólahverfis getur hverfisskólinn einnig fengið nauðsynlegar upplýsingar.
• Gögnin eru skráð í málakerfi sveitarfélagsins (One) þar sem aðgangur fyrir foreldra og nemendur er stofnaður.
• Starfsfólk Garðabæjar sem þarf starfa sinna vegna að hafa aðgang fær hann og eru þá aðgangsstýringar nýttar.

Upplýsingum er miðlað til þess grunnskóla sem barnið er innritað í hvort sem það er innan eða utan sveitarfélags lögheimilis barns. Annars er upplýsingum ekki miðlað til annarra nema lög krefjist þess, dómur eða stjórnvaldsákvörðun liggi fyrir. Upplýsingum er aldrei miðlað út fyrir Evrópska efnahagssvæðið (EES).

Vegna þess að í þessu tilviki er vinnslan nauðsynleg vegna verkefna sem unnin eru á grundvelli laga í þágu almannahagsmuna og eftir atvikum skjalavistun, þá gilda ekki ákvæði 1. og 2. mgr. 17 gr. Persónuverndarreglugerðarinnar um rétt til eyðingar („rétturinn til að gleymast“). Ef þú vilt andmæla vinnslunni eða óska eftir að vinnslan verði takmörkuð getur þú sent erindi til sveitarfélagsins með bréfi eða tölvupósti á personuvernd@gardabaer.is. Beiðnir eru afgreiddar í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga.