Tillaga um skipun starfshóps til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ.

Tekið er fyrir mál nr. 1911304 - tillaga um skipun starfshóps til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ.
Lagt var upp með 4 verkefni sem voru metin út frá ákveðnum þáttum m.a. hversu margir nýta þjónustuna, tímasparnaður, árlegur fjöldi umsókna/fyrirspurna ásamt ávinningi.
Verkefnin voru;
1. Stafrænt Garðakort.
2. Umhverfisgátt.
3. Stuðningsþjónusta.
4. Snjöll afgreiðsla leikskólaumsókna.
Öldungaráð fjallar um málið og lýsir ánægju sinni með val verkefna.

Lagt fram til kynninga. Formanni og skólastjóra falið að taka saman minnispunkta um málefnið.

Tekið er fyrir mál nr. 1911304 - stafræn þjónusta og framþróun. Sunna Sigurðardóttir, verkefnisstjóri, situr fundinn undir þessum dagskrárlið. Sunna gerir grein fyrir vinnu starfshóps um stafræna þjónustu og framþróun hjá Garðabæ og þeim verkefnum sem komu til umfjöllunar hjá starfshópnum. Í niðurstöðum starfshópsins er lagt til að valin verði fjögur verkefni sem eru stafrænt Garðakort, umhverfisgátt, þjónustugátt fyrir eldri borgara og snjöll afgreiðsla leikskólaumsókna.
Fjölskylduráð lýsir ánægju sinni með vinnuna og val verkefna.

Tekið er fyrir mál nr. 1911304 - stafræn þjónusta og framþróun.
Sunna Sigurðardóttir, verkefnisstjóri, situr fundinn undir þessum dagskrárlið.
Sunna gerir grein fyrir vinnu starfshóps um stafræna þjónustu og framþróun hjá Garðabæ og þeim verkefnum sem komu til umfjöllunar hjá starfshópnum. Í niðurstöðum starfshópsins er lagt til að valin verði fjögur verkefni sem eru stafrænt Garðakort, umhverfisgátt, þjónustugátt fyrir eldri borgara og snjöll afgreiðsla leikskólaumsókna.

Sunna Guðrún Sigurðardóttir verkefnastjóri stafrænnar þjónustu, kynnti stöðu starfshópsins um framgang stafrænnar þróunar og þjónustu hjá Garðabæ.

Tillaga lögð fram. Skipulagsnefnd gerir engar athugasemdir.

Sunna Guðrún Sigurðardóttir verkefnastjóri kynnti vinnu að framgangi stafrænnar þróunar fyrir íbúa og viðskiptavini sveitafélagisns. Greint var frá fyrirhuguðum breytingum á leikskólaumsóknum.

Á fund bæjarráðs mættu Arndís Thorarensen og Þórhildur Gunnarsdóttir, ráðgjafar frá Parallel ásamt Sunnu G. Sigurðardóttur, verkefnastjóra. Gerðu þær grein fyrir vinnu starfshóps um stafræna þjónustu og framþróun hjá Garðabæ og nánari greiningu á verkefnum sem komu til umfjöllunar hjá starfshópnum. Í niðurstöðum starfshópsins er lagt er til að valin verði fjögur verkefni sem eru stafrænt Garðakort, umhverfisgátt, þjónustugátt fyrir eldri borgara og snjöll afgreiðsla leikskólaumsókna.

Bæjarráð vísar tillögum að verkefnum til nánari skoðunar við afgreiðslu fjárhagsáætlunar fyrir árið 2021 og til kynningar í fastanefndum.

Ingvar Arnarson, bæjarfulltrúi, sat fund bæjarráðs undir dagskrárliðum 1, 2, 3 og 4.

Fylgiskjöl

• Stafrænn garðabær_ávinningsmat_kynning fyrir bæjarráð 190520.pdf

Bæjarráð samþykkir samning við Parallel ráðgjöf ehf. varðandi ráðgjöf við mótun verkefna í stafrænni framþróun.

Skólastjóri og formaður skólanefndar taka saman upplýsingar um stöðu mála í tónlistarskólanum.

Lagt fram til kynningar. Skólanefnd leggur áherslu á horft verið til framþróunar stafrænnar tækni innan grunnskólanna og eins hvernig hún snýr að foreldrum. Notendaviðmót þarf að vera samræmt, aðgengilegt og hægt að bjóða upp á kennslu.

Bréf starfshóps um stafræna þróun til nefnda bæjarins tekið fyrir.

Bréf starfshóps um stafræna framþróun, dags. 5. desember 2019, lagt fram og rætt.

Fylgiskjöl

• Stafræn þróun - Bréf frá ÁHJ til nefnda og sviðsstjóra.docx
• Bréf um stafræna þróun sem á að fara til allra nefnda og ráða

Tekið er fyrir mál nr. 1911304 bréf um skipan starfshóps um stafræna framþróun þjónustu hjá Garðabæ. Í bréfinu er kallað eftir hugmyndum, ábendingum, sjónarmiðum og þörfum ólíkra sviða. Samráðshópur um málefni fatlaðs fólks fagnar skipun starfshóps um stafræna þróun innan Garðabæjar.

Lagt fram til upplýsinga, framkvæmd verkefnisins verður fylgt eftir með kynningu á stöðu þess á næsta fundi nefndarinnar,

Lögð fram tillaga að skipun starfshóps til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ. Skipulagsnefnd mælir með því að starfshópurinn fjalli einnig um stafræna framsetningu skipulags í samráði við tækni-og umhverfissvið.

Tillaga um skipun starfshóps sem vinnur að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ kynnt á fundinum. Öldungaráð fagnar tillögunni. Verkefni starfshópsins tengjast að hluta til aðgerðaráætlun í málefnum eldri borgara. Málið verður tekið fyrir aftur á næsta fundi.

Tekið er fyrir mál nr. 1911304 bréf starfshóps um stafræna framþróun þjónustu hjá Garðabæ þar sem kallað er eftir hugmyndum, ábendingum, sjónarmiðum og þörfum ólíkra sviða. Fjölskylduráð Garðabæjar fagnar skipun starfshóps um stafræna þróun innan Garðabæjar. Málið verður tekið upp aftur á næsta fundi fjölskylduráðs.

Lagt fram.

ÍTG fagnar skipun starfshóps um stafræna þróun innan Garðabæjar enda þróun í þá átt búin að vera í gangi varðandi hvatapeninga, aðgangsstýringar í sundlaugar ofl.

Fylgiskjöl

• Stafræn þróun - Bréf frá ÁHJ til nefnda og sviðsstjóra.docx
• Bréf um stafræna þróun sem á að fara til allra nefnda og ráða

Lagt fram.

Bæjarráð samþykkir að skipa eftirfarandi fulltrúa í starfshóp til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ.

Áslaugu Huldu Jónsdóttur, Almar Guðmundsson og Ingvar Arnarson.

Lögð fram drög að erindisbréfi fyrir starfshópinn.

Fylgiskjöl

• Starfshópur til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ - nóv. 2019.docx
• Erindisbréfi - starfshópur stafrænnar framþróunar.doc

Áslaug Hulda Jónsdóttir, kvaddi sér hljóðs og lagði fram eftirfarandi tillögu um skipun starfshóps til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ.

„Bæjarstjórn Garðabæjar samþykkir að setja af stað starfshóp til að vinna að framgangi stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ. Starfshópurinn skal skipaður þremur fulltrúum tilnefndum af bæjarráði. Bæjarráð skal setja starfshópnum erindisbréf þar sem m.a. kemur fram markmið, ábyrgðaraðili og skil á greinargerð og tillögum. Starfsmaður hópsins verður verkefnastjóri á bæjarskrifstofunum auk annarra starfsmanna Garðabæjar sem starfa með hópnum eftir þörfum.“

Greinargerð:
Bæjarstjórn Garðabæjar vill stuðla að því að Garðabær verði í fararbroddi stafrænnar framþróunar og þjónustu fyrir íbúa og viðskiptavini sveitarfélagsins. Á undanförnum árum hefur mikil tækniþróun átt sér stað og ferlar og vinnubrögð tekið breytingum. Framundan er enn meiri þróun á sviði upplýsingatækni og fjórða iðnbyltingin er hafin sem gengur m.a. út á að tengja saman þá tækni sem nú er til staðar m.a. með gervigreind og sjálfvirknivæðingu. Þessi þróun mun hafa mikil áhrif á samfélagið í heild á næstu árum. Mikilvægt er að Garðabær móti sér stefnu og sýn um hvernig stafræn framtíð getur aukið lífsgæði íbúa Garðabæjar. Það er meðal annars hægt með því að gera stafræna þjónustu aðgengilega og sniðna að þörfum notenda. Með skilvirkari og bættum vinnuferlum í stafrænni þjónustu er hægt að bæta afgreiðslu mála og upplýsingagjöf. Stafræn vegferð sveitarfélagins er samstarfsverkefni þvert á svið og byggja þarf upp þekkingu stjórnenda og starfsmanna til að vinna að stafrænni framþróun.
Sveitarfélög eiga í auknum mæli eftir að nýta sér þjónustu island.is sem er miðlæg stafræn þjónustugátt sem hefur það meginmarkið að auðvelda samskipti einstaklinga og atvinnulífs við hið opinbera. Ísland hefur einnig hafið innleiðingu á Straumnum (X-Road) sem er gagnaflutningslag sem er ætlað að auðvelda samskipti milli upplýsingakerfa á öruggan hátt. Sveitarfélög, opinberar stofnanir og fyrirtæki í landinu geta í framtíðinni nýtt sér Strauminn til að flytja gögn sín á milli með það að markmiði að bæta þjónustu við almenning.
Hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga er starfandi breytingastjóri stafrænnar þjónustu sem vinnur að miðlægu samstarfi sveitarfélaga til að auðvelda þeim að verða virkir þátttakendur í stafrænni framþróun. Það eru tækifæri fólgin í því að taka þátt í samstarfsverkefnum sveitarfélaga um hvernig nýta megi nútímatækni til að bæta þjónustu og samskipti við íbúa.
Vorið 2019 var lagt fram minnisblað í bæjarráði Garðabæjar um snjalllausnir og snjallvæðingu sveitarfélagsins. Snjalllausnir og nýsköpun þeim tengd er hluti af stafrænni framþróun og ætti að skoða samhliða.
Kortlagning stafrænnar framþróunar og þjónustu hjá Garðabæ er mikilvægt veganesti inn í framtíðina til að öflug og góð þjónusta verði enn betri.

Sara Dögg Svanhildardóttir, tók til máls og lýsti stuðningi við tillöguna. Sara Dögg lagði fram eftirfarandi bókun.

„Garðabæjarlistinn leggur til að umræddur starfshópur tryggi að unnið verði að samræmdri stafrænni stefnu fyrir leik- og grunnskóla sveitarfélagsins. Að skilja tungumál tækninnar er lykill að frekari nýsköpun og þróun. Því skiptir máli að bæði ríki og sveitarfélög taki málið til sín og forgangsraði í þágu bættrar þjónustu og aðgengi allra að því stafræna samfélagi sem hefur áhrif á hvert einasta mannsbarn.“

Áslaug Hulda Jónsdóttir , tók til máls.

Sara Dögg Svanhildardóttir, tók til máls að nýju.

Bæjarstjórn samþykkir samhljóða framkomna tillögu.