Google Workspace for Education plus

Handbók fyrir nemendur, foreldra/forráðafólk, kennara og stjórnendur

Ath. þessi vefsíða er endurskoðuð og uppfærð reglulega.

Í skóla- og frístundastarfi Garðabæjar er notað Google Workspace for Education Plus, öruggt stafrænt vinnuumhverfi sérhannað fyrir skólastarf sem er jafnframt laust við allar auglýsingar. Um er að ræða öflugt náms- og samskiptatól sem styður nútímalegar náms- og kennsluaðferðir. Þar vinna nemendur verkefni, skila inn í gegnum Google Classroom og eiga samskipti við kennara og samnemendur á öruggan hátt. 


Hver nemandi fær úthlutað eigin notandanafni og lykilorði sem gildir aðeins í skólaumhverfinu. Aðgangsstýring og öryggi eru í höndum Garðabæjar sem tryggir að aðeins nemendur og kennarar hafa aðgang að þeim gögnum er tengjast náminu.

Mikilvægt er að aðgreina skólaaðgang frá persónulegum Gmail aðgangi. Skólaaðgangur er hluti af lokuðu og stýrðu kerfi sem er ekki tengt við auglýsingar, rekjanleika á netinu eða aðrar þjónustustillingar persónulegra Google aðganga. Gögn sem nemendur vinna í kerfinu teljast eign nemandans og hann á ávallt rétt á að fá afrit af sínum gögnum. 

Þegar nemandi hættir námi í Garðabæ er aðgangi og gögnum eytt samskvæmt verklagi sveitarfélagsins að undanskildum gögnum sem þurfa að vera varðveitt samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. 

Google skólaumhverfið styður nemendur í að læra á öruggan, ábyrgan og skapandi hátt í samræmi við aðalnámskrá, menntastefnu Garðabæjar og persónuverndarlöggjöf. Foreldrar eru hvattir til að ræða við börn sín um notkun stafrænnar tækni og stuðla að jákvæðri og öruggri nethegðun.   

Hvernig nemendur nýta forritin

Nemendur geta meðal annars nýtt forritin til að:

  • Búa til og vinna með stafræn skjöl, texta, myndir, myndskeið og hljóð.
  • Vinna í sameiginlegum skjölum og taka þátt í samvinnu í rauntíma með kennurum og samnemendum í sama skóla.
  • Kynna verekefni á fjölbreyttan og skapandi hátt. 
  • Fylgjast með tilkynningum og tölvupósti frá kennurum. 

Öll vinnsla fer fram innan lokaðs skólakerfis Garðabæjar og annast upplýsingatæknideild alla miðlæga þjónustu, uppsetningu, stillingar, tæki, notendur og aðgangsstýringar. Aðeins nemendur og eftir atvikum kennarar hafa aðgang að efninu sem unnið er. Nemendur vista verkefni á heimasvæði sínu og skila til kennara t.d. í gegnum Google Classroom. Kennarar geta notað námsforritin til að miðla kennsluefni og kennsluáætlunum, leggja fyrir verkefni og fá góða yfirsýn yfir nám og námsframvindu nemenda.

Gögn og upplýsingar um nemendur eru ekki notuð í öðrum tilgangi en í skólastarfi, ekki til markaðssetningar, endursölu eða deilt með þriðja aðila.

Stillingar

Ekki er hægt að leggja að jöfnu notandaaðgang í Google Workspace for Education Plus og almennan @gmail.com notandaaðgang. 

Gmail - Lokað aðeins er hægt að senda og taka á móti tölvupósti innan kerfis. Nokkur ytri tölvupóstlén hafa verið hvítlistuð, sem þýðir að undantekningar hafa verið gerðar þannig að nemendur geta verið í tölvupóstsamskiptum við stofnanir sem tengjast skólastarfinu beint. Þetta eru: Infomentor, Námfús, Inna, Garðabær og ákveðinn kennari í Verslunarskóla Íslands. 

Meet - Aðeins kennarar geta stofnað til myndsímtala og hver nemandi þarf að samþykkja boðið. Nemendur geta aðeins verið þátttakendur í myndsímtölum hjá kennara. Nemendur geta sjálf ákveiðið hvort þau eru í mynd eins hvort kveikt er á hljóðnema. Kennari getur slökkt á hljóðnema nemenda. 

Chrome - Nemandi þarf að vera auðkenndur í Chrome netvafra til að fá aðgengi að stýrðum viðbótum sem styðja við nám og kennslu og hafa verði áhættumetnar af sérfræðingum fræðslu- og frístundasviðs. Þegar nemandi er auðkenndur í Chrome netvafra virkjast einnig allar stillingar ábyrgðaraðila sem hafa verið virkjaðar eða eftir atvikum óvirkjaðar og þannig er m.a. öryggi persónuupplýsinga gætt.

Youtube - Lokað er fyrir streymisveituna en kennarar geta deilt fyrirfram ákveðnum myndskeiðum með nemendum í gegnum Google Classroom og Google skyggnur. 

Viðbótarþjóusta - Lokað er fyrir alla viðbótaþjónustu Google (e. Additional Google Services). 

Viðbætur, innbætur og smáforrit - Lokað er fyrir möguleika notenda til þess að sækja sjálf viðbætur, innbætur og smáforrit. Starfsfólk getur sótt um að bæta hugbúnaði við kerfið í gegnum áhættumatsferil fræðslu- og frístundasviðs. Tvær viðbætur hafa verið leyfðar 

  1. Read aloud text to speech er talgervill sem les upphátt texta sem opnaðir eru í Google Chrome netvafra. 
  2. Glói íslenskt vefforrit. Forritið sækir orðabækur og orðskýringar á vef Árnastofnunar.

Forritin

Classroom - námsumsjón, Drif - gagnageymsla, Skjöl - ritvinnsla, Skyggnur - glærur, Töflureiknar, Eyðublöð - kannanir, Keep - glósur/minnismiðar, Dagatal, G-mail - tölvupóstur (lokað er fyrir móttöku og sendingar tölvupósts utan kerfis), Tengiliðir - tengiliðaskrá, Svæði - vefsíður (lokað er fyrir opinbera birtingu), Meet - myndsímtöl, Chrome - netvafri.

Fræðsluáætlun

Fræðslu- og frístundasvið býður upp á fræðsluerindi og vinnustofur sérsniðnar að óskum og þörfum starfsfólks. Fræðsluefni fyrir kennara, nemendur og foreldra/forráðafólk er í stöðugri þróun og vinnslu. 

Dæmi um fræðsluerindi
Stafræn borgaravitund og ábyrg netnotkun.
Google skólaumhverfið 1. fyrir byrjendur, 2. fyrir þau sem eru komin af stað, 3. fyrir lengra komna.
Google skyggnur - fjölbreytt notkun í skólastofunni.
Styðjandi tækni með Google Chromebook.  


Tilgangur og markmið

Tilgangurinn með innleiðingu Google Workspace for Education Plus í skóla- og frístundastarf Garðabæjar er sá sami og liggur að baki skólagöngu almennt; að uppfylla skólaskyldu og veita nemendum menntun í samræmi við aðalnámskrá grunnskóla og styðja þau í að þróa þá þekkingu, leikni og hæfi sem stjórnvöld telja mikilvæg til framtíðar. 

Stafrænt skólaumhverfi er eðlilegur hluti nútíma skóla- og frístundastarfs sem býður nemendum upp á heildræna nálgun og notkun sem styður við þjálfun flestra hæfniviðmiða í upplýsinga- og tæknimennt aðalnámskrár grunnskóla. Má þar nefna samvinnu, skapandi vinnu og örugga nethegðun. 

Í Garðabæ er Google Workspace nýtt til að: 

  • Bjóða upp á öruggt vinnuumhverfi þar sem nemendur geta unnið verkefni í tölvum og öðrum tækjum. 
  • Auðvelda samskipti og samvinnu nemenda og kennara bæði í og utan skóla.
  • Tryggia aðgengi að rafrænum námsgögnum óháð staðsetningu.
  • Þjálfa nemendur í ábyrgri og öruggri notkun nets og stafrænnar tækni.  

Aðalnámskrá grunnskóla er leiðarvísir allrar kennslu. Þar kemur meðal annars fram að nemendur þurfi:

  • Að læra að nýta tæknimiðla á gagnrýnan og ábyrgan hátt.
  • Að þekkja öruggar leiðir netsamskipta og fylgja góðu siðferði í netnotkun.
  • Að samþætta tæknina við nám í öllum námsgreinum. 
  • Að þróa hæfni í ritun, gagnavinnslu, forritun, myndvinnslu, hljóðvinnslu og myndbandagerð. 
  • Að þjálfa samvinnu, samskipti og virkni í samfélagi sem er síbreytilegt og tæknidrifið. 

Google skólaumhverfið styður við þessi markmið með því að bjóða upp á sveigjanlega og örugga stafræna vinnuaðstöðu þar sem nemendur geta þjálfað hæfni sína í skapandi vinnu, upplýsingalæsi og stafrænni borgaravitund. Það styður vel við mismunandi námsþarfir og einstaklingsmiðað nám, bætir aðgengi að námi og kennslu óháð tækjabúnaði og staðsetningu. Eykur fjölbreytni í kennsluháttum m.a. með því að þjálfa nemendur í að nýta veflausnir og fylgja nýjungum. Að búa til öruggan veflægan samstarfsvettvang kennara og nemenda í grunnskólum Garðabæjar þar sem hægt er að skoða og sækja námsgögn, deila og vinna verkefni saman.  

Eyðing og varðveisla gagna

Aðgangur nemenda er virkur á meðan á skólagöngu stendur. Gögn nemenda eru varðveitt fram til loka skólaárs nema um sé að ræða gögn sem orðið hafa til við verkefnamiðað nám sem nemendur þurfa að hafa aðgang að til lengri tíma til að tileika sér þekkingu, skilning og lykilhæfni í rannsóknarvinnu. Í lok hvers skólastigs verður að auki framkvæmd hreinsun úr gagnageymslum Google nemendakerfisins. Áður en af því verður fá nemendur og foreldrar/forráðafólk tækifæri til að vista verkefni utan nemendakerfisins. 

Þá er Garðabæ skylt að afhenda Þjóðskjalasafni hluta af verkefnavinnu nemenda sem hluta af gögnum sem unnið er með til varðveislu. 

Þegar nemendur hætta skólagöngu er stuðst við eftirfarandi eyðingarferli; 30 dögum eftirað nemandi hættir er aðgangur hans gerður óvirkur, 90 dögum síðar er aðgangi og gögnum eytt úr kerfinu, 20 dögum eftir það verða aðgangur og gögn óafturkræfanleg með öllu. Það getur tekið allt að 180 daga fyrir gögnin að eyðast endanlega úr Google skólaumhverfinu.  

Hvað má og hvað ekki?

Skýjaþjónustur á borð við Google Workspace skólaumhverfið bjóða upp á gríðarlega góð og fjölbreytt verkfæri til að efla verkefnavinnu nemenda.

Ekki skal setja skjöl eða gögn með viðkvæmum upplýsingum eða upplýsingum viðkvæms eðlis í Google Workspace. Kennarar þurfa að fylgjast með skráningum nemenda og veita leiðbeiningar um eyðingu eftir því sem við á.

Sérstaklega er bent á að lokaeinkunnir eru dæmi um persónuupplýsingar sem geta verið viðkvæms eðlis þrátt fyrir að þær teljist ekki viðkvæmar persónuupplýsingar. Lokaeinkunnir skulu því ekki settar í Google Workspace skólaumhverfið en leyfilegt er að veita endurgjöf, umsögn eða leiðbeiningar um hvað mætti betur fara.  

Leyfileg gögn

Eftirfarandi gögn hafa verið rýnd og leyfð til vistunar í Google skólaumhverfinu:

  • Verkefni nemenda
  • Verkefnabækur
  • Gagnvirkar kannanir
  • Vefsíður
  • Myndir sem hluti af verkefnavinnu nemenda í skólastarfi
  • Myndbönd sem hluti af verkefnavinnu nemenda í skólastarfi
  • Gögn og listar sem innihalda ekki viðkvæm persónugreinanlega gögn eða gögn viðkvæms eðlis
  • Handbækur
  • Kannanir og 
  • Stafræn námsgögn 

Leyfilegt er að setja inn leiðsögn/endurgjöf og/eða leiðbeiningar á verkefnaskil. Ekki er leyfilegt að setja inn lokaeinkunnir nemenda s.s. lokamat og/eða samantektarlista. Kennarar skulu gæta þess að vista eingöngu skjöl er varða verkefnavinnu nemenda í skýinu og gæta þess að vista þau á réttum stöðum.

Óleyfileg gögn

Eftirtalin gögn má ekki vista í Google skólaumhverfinu

  • Greiningargögn nemenda
  • Einstaklingsáætlanir
  • Einkunnir – lokamat
  • Ítarlegar persónuupplýsingar – samtengjanlegar
  • Viðkvæmar persónuupplýsingar
  • Upplýsingar um uppruna, litarhátt, kynþátt, stjórnmálaskoðanir svo og trúar- eða aðrar lífsskoðanir
  • Upplýsingar um hvort maður hafi verið grunaður, kærður, ákærður eða dæmdur fyrir refsiverðan verknað
  • Upplýsingar um heilsuhagi, þ. á m. um erfðaeiginleika, lyfja-, áfengis- og vímuefnanotkun
  • Upplýsingar um kynlíf, kynhneigð og kynhegðun
  • Upplýsingar um stéttarfélagsaðild
  • Skýrslur sem innihalda viðkvæm persónugreinanleg gögn eða gögn viðkvæms eðlis

Kennarar geta gefið almennt mat á verkefni í skýjalausn en lokaeinkunnir skal vista í námsumsjónarkerfum s.s. InfoMentor og Námfús, sem eru í notkun skóla.

Hagnýtir hlekkir

Miðlalæsi - Fjölmðlanefnd