Rafrænir reikningar

Valkostir söluaðila í að senda reikninga til Garðabæjar

Garðabær tekur á móti rafrænum reikningum og hvetur söluaðila til þess að senda reikninga með rafrænum hætti.

Mælt er með að söluaðilar gefi út reikninga í sínum kerfum á svokölluðu XML formi og miðli í gegnum skeytamiðlara. Bókhaldsdeild Garðabæjar sér um að taka við reikningum á rafrænu formi fyrir hönd stofnana Garðabæjar. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga.

Garðabær hefur samið við eftirfarandi skeytamiðlara um móttöku reikninga:
InExchange
Sendil/Unimaze

Söluaðilar án bókhaldskerfis

Aðilum sem eru án bókhaldskerfis er bent á, að á markaði er allskyns bókhaldsþjónusta í boði og ýmis bókhaldskerfi á vefnum sem rekstraraðilar geta nýtt sér til að senda rafræna reikninga.

Ef bókhalds og sölukerfi eru ekki tengd við skeytamiðlara má skrá reikning handvirkt í gegnum móttökugátt reikninga, hér er hlekkur á hana:  Móttökugátt Garðabæjar

Aðilar sem einungis gefa út reikninga á pappír skulu senda okkur reikningana í bréfapósti, þeir sem gefa út reikninga á tölvutæku formi geta sent reikningana sem viðhengi í tölvupósti á bokhald@gardabaer.is Alls ekki hvoru tveggja.

Fyrir aðila sem senda fáa reikninga eru í boði veflausnir þar sem hægt er að handskrá reikninga og senda, yfirleitt án kostnaðar fyrir lítið magn reikninga.

Dæmi um slíkar þjónustusíður eru:
InExchange: https://inexchange.is/ad-senda-reikninga/
Advania: https://www.skuffan.is/
Sendill: https://www.unimaze.com/is/

Viðskiptalegar kröfur til reikninga

Allir reikningar skulu innihalda eftirfarandi upplýsingar:

• Kt. Garðabæjar 570169-6109. Engin önnur kennitala er gild.
• Lýsingu á vöru eða veittri þjónustu.

• Verð seljanda sem skal innifela allan kostnað sem fellur til.

• Ekki er heimilt að setja á reikninga viðbótargjöld sem ekki hefur verið samið um og ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld.

• Gjaldfrestur skal vera í samræmi við gildandi samninga eða viðskiptaskilmála Garðabæjar.
  
  

Einnig skal koma fram á reikningum:

• Nafn og/eða númer þeirrar stofnunar/deildar sem pantar.

• Númer pöntunar eða beiðni (ef uppgefið af kaupanda).Verknúmer og verkliður (ef uppgefið af kaupanda).

• Númer samnings (sem verð og önnur kjör eru byggð á).

Garðabær áskilur sér rétt til að greiða ekki - eða endursenda - reikninga sem ekki uppfylla þessi skilyrði.